Generar Reportes de Base de Access desde Excel usando SQL Query, VBA y ADO
Ver curso completo Conectar Excel a Access usando VBA y ADO
En este tutorial voy a mostrarte cómo generar reportes en Excel en base a una Fecha inicial y una Fecha final. La información o la data proviene desde Access. Usaremos VBA usando conexión ADO. Este es el tercer video de una serie de tutoriales sobre cómo conectarnos de Excel a Access:
Microsoft ActiveX Data Objects (ADO)
ADO es uno de los mecanismos que habilita a las aplicaciones cliente para conectarse a distintos orígenes de datos y acceder y manipular la información o los datos. La conexión de las aplicaciones hacia los orígenes de de datos se hace mediante proveedores OLEDB, que para nuestro tutorial usaremos un proveedor para conectarnos a una Base de datos de Access.
Ver video Generar Reportes desde Excel con información de Access
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Qué es un Recordset
Es importante conocer el concepto de Recordset, ya que siempre que nos comunicamos con una Base de datos, sea Oracle, SQL, MySQL o Microsft Access, este concento siempre estará presente.
Un Recordset es una estructura de datos que se usa para almacenar información en una Tabla de una Base de datos o lo que devuelve una consulta o Query. El término Recordset se una en infinidad de lenguajes de programación y prácticamente sirve para dar de alta registros, así como eliminar y actualizar los mismos.
Activar Referencia en el IDE de Visual Basic para aplicaciones
Antes de escribir cualquier código para conectarnos a una base de datos mediante ADO es importante activar la referencia a la librería de ADO.
Abrimos el IDE de VBA usando Alt + F11.
Abrimos el menú Herramientas > Referencias.
Marcamos Microsoft ActiveX Data Objects 6.1 Library.
Figura 1. Activamos la referencia a Microsoft ActiveX Data Objects 6.1 Library (ADO).
Base de datos Access y tabla Ventas
Para este tutorial usaremos la misma base de datos MiBase.accdb y la tabla Ventas. Generaremos un reporte en base a la columna Fecha y Estado o provincia.
Figura 2. Base de datos de Access y Tabla Ventas.
Formulario para Generar reportes
Lo interesante de este Formulario es que mandaremos llamar a un Calendario personalizado desarrollado por mi amigo Andrés Rojas Moncada. Su Control de Calendario es extremadamente fácil de implementar en nuestros desarrollos.
En este video Andrés nos explica el funcionamiento de su calendario.
Descarga el control de calendario desde esta página: http://www.excelhechofacil.com/p/calendario.html.
Abrimos el archivo cCalendario.xlsm.
Ejecutar el editor de macros vba con [Alt] + [F11].
Ahora vamos a mover el módulo llamado ModuloCalendario y el formulario llamado frmCalendario a nuestro archivo donde queremos utilizar el calendario de Andrés.
Te puede interesar: Guía definitiva para el uso de calendarios en Excel.
Figura 3. Formulario de reportes y Control de Calendario.
Código VBA del Formulario
Nota: Es importante que la base de datos de Access se encuentre en la misma ruta de este archivo para que funcione esta macro. La base de datos tiene como nombre MiBase.accdb.
Option Explicit 'EXCELeINFO 'MVP Sergio Alejandro Campos 'http://www.exceleinfo.com 'https://www.youtube.com/user/sergioacamposh 'http://blogs.itpro.es/exceleinfo Private Sub CommandButton1_Click() Control1 = Me.TextBox1.Name frmCalendario.Show End Sub Private Sub CommandButton2_Click() Control1 = Me.TextBox2.Name frmCalendario.Show End Sub Private Sub CommandButton3_Click() Dim Conn As ADODB.Connection Dim MiConexion Dim Rs As ADODB.Recordset Dim MiBase As String Dim Query As String Dim i, j Dim Fecha1 Dim Fecha2 Dim Estado As String MiBase = "MiBase.accdb" Set Conn = New ADODB.Connection MiConexion = Application.ThisWorkbook.Path & Application.PathSeparator & MiBase With Conn .Provider = "Microsoft.ACE.OLEDB.12.0" .Open MiConexion End With Fecha1 = Me.TextBox1.Value Fecha2 = Me.TextBox2.Value Estado = Me.TextBox3.Value Query = "SELECT * FROM Ventas WHERE [Fecha] >= #" & Fecha1 & "# AND [Fecha] <= #" & Fecha2 & "# AND [Estado o provincia] = '" & Estado & "' ORDER BY [Fecha]" Set Rs = New ADODB.Recordset Rs.CursorLocation = adUseServer Rs.Open Source:=Query, _ ActiveConnection:=Conn 'Valir si la consulta devuelve resultados If Rs.EOF And Rs.BOF Then 'Borrar la conexión al Recordset Rs.Close Conn.Close 'Borrar la memoria Set Rs = Nothing Set Conn = Nothing MsgBox "No hay resultados para la consulta", vbInformation, "EXCELeINFO" Sheets("Reporte").Range("A1").CurrentRegion.Clear Exit Sub End If Sheets("Reporte").Range("A1").CurrentRegion.Clear For i = 0 To Rs.Fields.Count - 1 Cells(1, i + 1).Value = Rs.Fields(i).Name Next i Sheets("Reporte").Range("A2").CopyFromRecordset Rs 'Cerrar la conexión Rs.Close Conn.Close Set Rs = Nothing Set Conn = Nothing End Sub Private Sub CommandButton4_Click() Unload Me End Sub
Descarga el archivo de ejemplo
Alta, Búsqueda y Reportes en Tabla de Access desde Excel con VBA.zip
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