OFF021 – Creando un Rol Administrativo de Facturación de Servicio en Office 365

Muchas empresas que contratan Office 365 lo hacen directamente online pagando el servicio con tarjeta de crédito en forma mensual. Por lo general la contratación la hace personal de sistemas y luego todos los meses Microsoft pone a disposición las facturas del servicio que siempre la requiere el área administrativa/contable de la empresa.
Para poder acceder a las facturas se deben contar con un perfil de administrador el cual pueda iniciar sesión en el admin center y asi poder descargar las facturas. Office 365 permite crear un usuario con el rol de facturación exclusivamente, que solo podra acceder al apartado en donde podrá ver el estado de cuenta y descargar los archivos pdf de las facturas.

Algo interesante es que podemos crear un usuario exclusivo para este fin sin que tenga asignada ninguna licencia de servicio y que si sea un administrador de facturación, siendo ideal para aquellos casos que algún contador externo requiera el acceso y así no desperdiciar una licencia adicional.

Para poder ver nuestro ejemplo, contamos con un usuario sin licencia asignada al cual le asignaremos el rol de administrador de facturación. Para ello iniciamos sesión en el admin center de nuestro tenant con el administrador global del servicio. Seleccionaremos al usuario que queremos designar.

Luego dentro de las opciones de Roles, hacemos un clic en Editar.

Seleccionaremos “Administrador personalizado” y luego marcamos la primera opción de Administrador de Facturación. Mas abajo debemos completar con el mail del usuario para que reciba avisos. Aquí definimos un valor de ejemplo, dado que no tiene licencia, no podría recibir mails en su casilla del propio tenant.

Cerramos haciendo clic en Cerrar.

Ahora tan solo debemos iniciar sesión con el usuario creado.

Veremos que no tiene nada asignado ya que no tiene licencia pero si tiene el icono de admin.

Por ultimo verificamos que tenga acceso a las facturas del servicio.

Si bien parece algo simple, es importante poder delegar una tarea administrativa al area correspondiente y evitar que dependan de los administradores de sistemas.

Espero que les haya sido de utilidad.

Alejandro Mazzitelli
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