Conociendo los Subtotales en Excel

Los Subtotales en Excel nos permiten crear resúmenes de datos en base a filas, con la facilidad de poder resumir la información con las funciones más usadas en Excel: Suma, Recuento, Promedio, Máx., Mín., Producto, entre otras.

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Antes de empezar

Para poder usar el comando Subtotal en Excel, debemos tener en cuenta lo siguiente antes de empezar:

Subtotal no puede usarse en Tablas de Excel. Para usarlo, debemos convertir la tabla en rango, de lo contrario el ícono de Subtotal aparecerá sombreado. En caso de aplicar, elegimos una celda de la Tabla y nos vamos a Diseño > Convertir en rango.

Figura 1. Antes de usar el comando Subtotal en Excel, debemos convertir una Tabla en rango.

Ordenar la columna que se tomará como base. Ya que se crear secciones por fila única, será necesario ordenar la columna. En nuestro ejemplo ordenaremos en base a la columna SUCURSAL. Para ordenar elegimos cualquier celda de la columna y nos vamos a Datos > AZ.

Figura 2. Ordenamos nuestros datos por la columna en que se basarán los Subtotales.

Crear esquemas con Subtotales

Una vez validado lo anterior, procedemos a insertar los Subtotales. Seleccionamos nuestro rango de celdas y vamos a Datos > Subtotal. Se mostrará un formulario en el que elegiremos lo siguiente:

• Para cada cambio en: La columna previamente ordenada que se usará como base para aplicar los Subtotales.
• Usar función: elegir la función que se aplicará a los datos.
• Agregar subtotal a: elegiremos las columnas en las cuáles queremos aplicar un resumen. El resumen será en base a la función elegida en la opción anterior.
• Reemplazar subtotales actuales: si hay subtotales aplicados, al marcar la opción se eliminarán y se comenzará de cero.
• Salgo de página entre grupos: marcar esta opción si lo que deseas es imprimir por concepto (en base a la columna elegida).
• Resumen debajo de los datos: Al marcar la opción, el resumen quedará debajo de los datos, caso contrario quedarán arriba.

Figura 3. Este formulario nos muestra diferentes maneras de armar nuestros Subtotales.

Al darle Aceptar en el formulario vemos cómo se creó un esquema con el resumen de nuestros datos. Los cálculos se harán en las columnas numéricas y será para entender las ventas por Sucursal y Trimestre.

Figura 4. En este esquema vemos el total de ventas por Sucursal y Trimestre..

Botones de esquema

Ahora bien, una de las cualidades la herramienta Subtotal en Excel es que tendremos disponibles los botones de esquema que nos permitirán expandir información de cada una de las filas, así como contraer la información hasta ver un total general.

Figura 5. Subtotales y esquemas en Excel

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