Encender o apagar reglas de Formato condicional en Excel con este truco sencillo

En este artículo y video vamos a ver un truco sencillo para aplicar formatos condicionales en Excel y además tener una Tabla sencilla donde tendremos algunas reglas de formato condicional y una columna donde especificaremos si la regla está encendida o apagada.

Reglas para formato condicional

Tenemos una Tabla donde como ejemplo tenemos 3 reglas de formato condicional, las cuales son:

    1. Colorear las ventas mayores a 5,000.
    2. Colorear la edad entre 18 y 45.
    3. Colorear si la celda está vacía.

La tabla tendrá dos columnas, una con el título REGLA o la otra con el título ENCENDIDA/APAGADA. Para los valores de la segunda columna usaremos Validación de datos para tener una lista con esos dos valores ENCENDIDA y APAGADA.

  • Elegimos la celdas de la segunda columna.
  • Nos dirigimos a la pestaña Datos > Validación de datos.
  • Elegimos Permitir lista y llenamos los valores ENCENDIDA, APAGADA.

Tabla de reglas de Formato condicional ENCENDER, APAGAGAR.

Figura 1. Tabla de reglas de Formato condicional ENCENDER, APAGAGAR.

Ver Video Encender o apagar Formato condicional en Excel

Regla 1 – Ventas mayores a 5,000

Para la primera regla tenemos una Tabla sencilla con las ventas por mes. Deseamos que se coloreen aquellas cantidades mayores a 5,000.

Crear nombre personalizado para primera regla

Un nombre personalizado nos ayudará a obtener el valor VERDADERO(ENCENDIDO) o FALSO(APAGADO) de la primera regla.

  • Nos dirigimos a la pestaña Fórmulas.
  • En la sección Nombres definidos elegimos Asignar nombre.
  • En Nombre ingresamos rVentasMayores5000.
  • Y en Se refiere a: ingresamos la fórmula =Reglas!$B$4=”ENCENDIDA”.

Asignamos un nombre para determinar ENCENDIDO como VERDADERO o 1.

Figura 2. Asignamos un nombre para determinar ENCENDIDO como VERDADERO o 1.

Insertar formato condicional a la columna Ventas

Ahora toca definir una regla de Formato condicional a la columna de Ventas para que se coloreen las cantidades mayores a 5,000.

  • Elegimos los valores de ventas.
  • Nos vamos a la pestaña Inicio.
  • Elegimos Formato condicional > Nueva regla.
  • Elegimos Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
  • Insertamos la fórmula: =(B4>=5000)*rVentasMayores5000.
  • Elegimos un color verde para que sea el color cuando las ventas sean mayores a 5,000.

Si la regla está ENCENDIDA se aplicará el formato condicional.

Figura 3. Si la regla está ENCENDIDA se aplicará el formato condicional.

Regla 2 – Edad entre 18 y 45

Para la regla 2 seguimos los mismos pasos que la regla 1.

  • Creamos un nombre con el texto rEdad18y45.
  • La fórmula que usaremos será: =Reglas!$B$5=”ENCENDIDA”.
  • Insertamos una regla de Formato condicional cuya fórmula será: =(Y($B$20>=18,$B$20<=45))*rEdad18y45.

Aplicando regla para edad entre 18 y 45.

Figura 4. Aplicando regla para edad entre 18 y 45.

Regla 3 – Colorear en rojo si la celda está vacía

Para la regla 2 seguimos los mismos pasos que la regla 1.

  • Creamos un nombre con el texto rValorObligatorio.
  • La fórmula que usaremos será: =Reglas!$B$6=”ENCENDIDA”.
  • Insertamos una regla de Formato condicional cuya fórmula será: =(Y($B$20>=18,$B$20<=45))*rEdad18y45.

Aplicando regla para colorear en rojo si la celda está vacía.

Figura 5. Aplicando regla para colorear en rojo si la celda está vacía.

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